Los procesos que se llevan a cabo para determinar qué acciones pueden afectar de manera positiva y/o negativa en la organización son fundamentales para analizar y saber qué procedimientos aplicar para adoptar diferentes enfoques y asegurar resultados excelentes.
Es por esto que, en La Notaría Única del círculo distrital de Turbo, se planifican y ejecutan diferentes estrategias para todas las dependencias, con motivo de prestar servicios óptimos y especializados para resolver inquietudes y satisfacer las necesidades de los usuarios, logrando generar un impacto positivo para nuestros clientes y entes de control visitantes.
ESTRATEGIAS GERENCIALES
Son la base fundamental para la administración y éxito de la organización, en La Notaría Única del círculo distrital de Turbo, desde la parte administrativa se estudian diferentes alternativas de aplicación para el mejoramiento continuo, desde decisiones operativas, logísticas, financieras, e incluso de riesgos anticipando los posibles escenarios a corto, mediano y largo plazo.
Además, se mantiene una constante capacitación y cumplimiento de las normas establecidas, atendiendo requerimientos de control y entes encargados de direccionar la gestión.
EQUIPO DE TRABAJO (TOMA DE DECISIONES COLECTIVAS Y PROCESO DE SELECCIÓN)
Se cuenta con un equipo de trabajo altamente calificado y capacitado para ejecutar los procedimientos requeridos, buscando siempre la retroalimentación individual y grupal, lo que permite un correcto funcionamiento interno, teniendo como enfoque el buen servicio al cliente. Por este motivo, se tienen en cuenta distintos requisitos base para la contratación del personal.
- Detectar necesidades empresariales, esto nos permite tener un objetivo claro y determinar el ¿Para qué? se está buscando al profesional.
- Claridad en el perfil, de modo que se distinga el tipo de candidato que se quiere encontrar y cubra las necesidades de la organización.
- Recepción y análisis de las hojas de vida recibidas.
- Preselección y posteriormente selección del candidato.
Al tener en cuenta estos requisitos, nos aseguramos de contar con los colaboradores ideales para desempeñar funciones, fomentando el desarrollo y crecimientos de estos, logrando así un ambiente proactivo, con comunicación asertiva y creativo.
Contar con un equipo de trabajo que logre una buena gestión organizacional, eficiencia y eficacia en procesos legales, de recursos humanos, operativos, tecnológicos, etc. Es uno de los objetivos principales en la Notaría Única del Círculo Distrital de Turbo.
PROCESO DE SELECCIÓN (PLANTA FÍSICA Y LOGÍSTICA)
Las instalaciones buscan generar la mayor comodidad tanto para el usuario como para el colaborador, siendo estas amplias, con buena iluminación y distribución, para lograr una buena adecuación del espacio.
Se encuentra dividida en dos niveles, los cuales cuentan con diferentes dependencias señalizadas a propósito de ubicar y brindar una buena orientación a los usuarios para realizar sus trámites.
La estructura dispone de rampas y enverjados para brindar seguridad y ayuda a la población infantil o en condición de movilidad limitada, haciendo que su desplazamiento no se vea afectado y/o comprometido.
En cada puesto de trabajo, se cuenta con sistema de braille para garantizar la comunicación asertiva de personas con discapacidad visual, logrando que estas realicen sus trámites sin ningun tipo de impedimento, limitación o discriminación.
HERRAMIENTAS DE TRABAJO
De modo que se busca ser eficientes y eficaces, a cada área se le entregan los debidos instrumentos y mecanismos de trabajo para que puedan desempeñar sus labores sin limitaciones, de manera fácil, rápida, precisa y útil.
Además, se cuenta con tecnología y equipos de cómputo que permitan la inclusión de todos los usuarios, mencionando, además, la transformación y evolución que estas permiten en la organización.
Para mantener un buen funcionamiento de estas se ocupa personal especializado para su mantenimiento, además de capacitar al colaborador sobre la conservación y cuidado de las herramientas en general.